従業員の不正防止に役立つ法人カードとは?経費管理の徹底でスピードUP

不正防止

従業員を抱える中小企業・個人事業においては、「経費管理」が経営を大きく左右すると言っても過言ではありません。

「社長の経費管理がずさんで・・・」との話も聞きますが、やはり気をつけたいのは「従業員の不正」です。従業員が会社の経費を個人のポケットに入れるという話は非常に多いです。

大企業でも、社員が横領した何億円ものお金を、夜の世界で使ってしまった。というニュースがたまに報道されるくらいですから、従業員の不正防止は決して簡単なことではないと思います。

だからといって、経費の支出に何枚もの稟議書を書く必要があるなど、チェック面を厳しくすると、経営のスピードが下がります。従業員が使う経費に対して、一定の裁量権を与えて業務スピードを効率化し、その上で不正をなくす。

そのような方法に適しているのが、法人カードの活用です。

従業員に法人カードを配る

JCB法人カードをはじめ、法人向けクレジットカードの多くは、複数枚の追加カードを発行できます。

追加カードを発行し、それぞれの従業員に持たせることで、経費の見える化を実現することが可能です。社員の方には、できる限り法人カードで支払いを行うように指示しておきます。

代表者が経費を一括で管理できる

法人カードの請求は、個別に支払うのではなく、代表者が一括で管理・支払いを行います。代表者は経営者ご自身でも良いですし、経理担当者でもよいでしょう。

法人カードの場合、従業員それぞれが使った経費の支払いを、会社でまとめて支払えるだけでなく、誰が何にいくら使ったか?がすべてわかります

それぞれの追加カードごとに請求書が発行されるので、「どの社員がいつ、何に、いくら経費を使ったか?」が透明化されます。

これによって、「この社員は毎月経費を使いすぎているな」とか「この項目は不透明だな」ということが、代表者・経理部門でチェックできます。ご存知の通り、クレジットカードの請求書はすべてキレイにまとめられているので、見やすいです。

それぞれに法人カードを持たせて、会社で一括支払い・チェックすることで、従業員の不正防止に大きく役立ちます。また、稟議などを通さずに裁量を与えられるので、仕事のスピードも飛躍的に上げることが可能です。

まとめ

いかがでしたか?
社員全員にクレジットカードを配る場合、どうしても年会費がかかってしまいます。

しかし、前述のJCB法人カードは追加カード1枚あたり1,250円+税となっています。中小企業の場合なら10人に持たせても年間12,500円、100人でも12万5,000円です。

また、多くの法人カードではETCカードも無料で発行してくれます。営業部門を抱える企業の場合は、合わせてETCカードも持たせておくと、より円滑にビジネスを進められるのではないかと思います。

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